Investeren in verzuimpreventie loont

In gesprek met Arbodienst Perspectief en Steijnborg Assurantiën

Volgens recente cijfers van het CBS is het verzuim in Nederland nog steeds veel hoger dan voorgaande jaren. Niet alleen zijn er naweeën van corona. Vooral spanningsklachten en burn-out vanwege personeelskrapte en werkdruk, leiden tot verzuim en uitval van medewerkers, ziet ook Susan de Graaff van arbodienst Perspectief Groep uit Harderwijk, arbo-partner van Steijnborg.

In Nederland zijn werkgevers – volgens de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) – verplicht om ervoor te zorgen dat hun medewerkers gezond en veilig kunnen werken. Ook moeten zij een overeenkomst hebben met een arbodienst of een bedrijfsarts die kan worden ingeschakeld voor ziekteverzuimbegeleiding op het moment dat een werknemer zich ziekmeldt.

Signalen op de werkvloer
Volgens Susan is het belangrijk om als werkgever niet te wachten op verzuim en uitval, maar eerder een belangrijke stap te zetten: preventief eraan werken. “Op de werkvloer zijn veel signalen op te pikken. Als je daar als werkgever tijdig bij bent, is een hoop verzuim te voorkomen. Mijn motto? Ga zonder oordeel het gesprek met elkaar aan.”

Verzuimpreventie begint met het vastleggen van afspraken in een verzuimreglement. Denk aan bij wie, op welke manier en wanneer wordt een ziekmelding doorgegeven. Belangrijk om te weten is dat je als werkgever nooit mag vragen naar de reden van ziekmelding; de arbodienst wel.

Het gebeurt nog vaak dat werkgevers in het gesprek met de arbodienst aangeven dat de ziekmelding een kwestie van tijd was. “Het is zonde wanneer werkgevers signalen wel oppikken om er vervolgens niet op te acteren. Juist ook op het stuk verzuimpreventie is een arbodienst van grote waarde. Werkgevers vergeten vaak dat het onderaan de streep duurder is om te wachten tot iemand werkelijk uitvalt dan te investeren in preventie”, aldus Susan.

Aandachtspunten werkgever
De grootste winst is te behalen bij medewerkers die vanwege uiteenlopende niet-medische redenen dreigen uit te vallen. Voorbeelden zijn een echtscheiding, financiële problemen, mantelzorg of andersoortige problematiek. Bij deze medewerkers zijn vaak patronen te ontdekken die de alarmbellen zouden moeten laten rinkelen. Denk aan het aanvragen van een voorschot op het salaris of het vervroegen van uitbetaling, het vaker willen ruilen qua diensten of binnen een bepaalde tijd meerdere keren afwezig zijn. Frequent verzuim is een sterke voorbode van langdurig verzuim. Cijfers laten zien dat van de werknemers die frequent verzuimen, ongeveer de helft het jaar daarop lang gaat verzuimen.

“Daarom is mijn advies aan werkgevers én werknemers: activeer je sociale antennes, zeker als leidinggevende, om vervolgens met elkaar het gesprek aan te gaan en een hulpvraag te stellen. Als je vroegtijdig in gesprek gaat met elkaar, kan verzuim worden voorkomen. Geeft een medewerker aan knieproblemen te hebben? Misschien kan het werk zittend worden gedaan. Burn-outverschijnselen of overgangsklachten? Het kan zijn dat het tijdelijk uitbesteden van sommige taken, meer ruimte en lucht geeft. Diabetes? Richt een plek in om in alle rust en privacy te kunnen prikken. Zwanger en last van ochtendmisselijkheid? Laat de aanstaande moeder wat later starten.”

“Probeer samen outside the box te denken. Wat heeft de medewerker nodig om het werk wel te kunnen uitvoeren? Belangrijk is om vervolgens met elkaar concrete afspraken te maken, ook over wanneer er vervolgcontact is,” aldus Susan.

Arbodienst
Valt een werknemer uit en gaat het verzuim langer duren, dan komt de arbodienst in beeld. De rol van een verzuimconsultant is gericht op het begeleiden van de zieke werknemer en de werkgever. De verzuimconsultant werkt samen met de werkgeveraan het voorkomen van ziekteverzuim en, als er sprake is van verzuim, het bedenken van goede oplossingen. Ook begeleidt de consultant – in nauwe samenwerking met de bedrijfsarts – de werknemer bij zijn herstel en terugkeer naar de werkplek. De bedrijfsarts adviseert welke interventies er ingezet kunnen worden om het herstel te bevorderen.

Verzekeren tegen verzuim
Werkgevers met groeiende ondernemingen kloppen met vragen over de verzuimverzekering regelmatig aan bij Theo Vijfhuize, zakelijk adviseur bij Steijnborg. “Als er personeel in dienst komt of het team breidt uit, dan groeit ook het bedrijfsrisico en lijken werkgevers zich opeens meer bewust van het ‘wat als’ scenario. Veel bedrijven kampen door de inflatie en de stijging van het (minimum)loon al met hogere werkgeverslasten. Als dan ook nog eens een werknemer ziek wordt, kan dat voor de werkgever behoorlijk in de papieren lopen.”

Een enkele verzuimdag kost een werkgever gemiddeld tussen € 250 en € 450 per persoon. Een zieke werknemer moet wettelijk maximaal twee jaar, minimaal 70% van zijn loon doorbetaald krijgen en ook de kosten voor begeleiding en re-integratie zijn voor rekening van de werkgever. Niet altijd zijn dit soort hoge kosten op te brengen, zeker niet voor MKB-bedrijven. “Dit werkt dan weer het risico in de hand dat het UWV na de verplichte twee jaar doorbetaling, de onderneming vervolgens een loonsanctie van een jaar oplegt, omdat er niet voldaan is aan de wettelijke voorwaarden. De gevolgen zijn dan niet te overzien.”

Een snelle rekensom leert dat investeren in preventiebeleid flink wat kan opleveren. Gelukkig zien veel bedrijven verzuim niet meer als een risico van het ondernemerschap en kiezen ze steeds vaker voor meer zekerheid, in de vorm van een verzuimverzekering. “Voor een goed advies met betrekking tot de dekking kijken wij naar zaken als het soort bedrijf, de grootte, een eventuele cao-verplichting, de toegevoegde waarde van de verzekering, het verzuimverleden etc. Een verzuimverzekering is niet verplicht, maar absoluut erg nuttig”, aldus Theo.

Winst te behalen voor werkgever
Een verzekeraar wil in alle gevallen weten of het verzuim verkort kan worden door middel van interventies. “Allereerst wil een verzekeraar de garantie dat daadwerkelijk sprake is van verzuim, een arbeidsconflict of een andere vorm van verlof. Als verzuimconsultant heb je de taak om hierop door te vragen.”

Niet alle werkgevers zijn even goed op de hoogte van regelgeving en gelden waar zij een beroep op kunnen doen. Daar is nog veel winst te behalen. Zeker bij de kleine MKB’ers. Zo mag een werkgever na twee maanden na aanvang van de arbeidsovereenkomst uitvragen of de werknemer onder de no-risk polis valt. Is dat het geval, dan neemt het UWV de betaling over. Theo: “Komt een no-risk pas later aan het licht, dan is het overigens aan ons als tussenpersoon om ervoor te zorgen dat de werkgever de premiebetaling terugkrijgt die hij eigenlijk onterecht aan de verzekeraar heeft betaald. Gelukkig lukt dat eigenlijk altijd wel.

Susan: “Veel MKB-ondernemingen blijken onvolledig op de hoogte te zijn van wettelijke regelingen op het gebied van ziekte.  Als een werknemer definitief niet meer kan werken, kan hij vervroegd een WIA-uitkering aanvragen. Dit kan na minimaal 3 weken ziekte en uiterlijk voor 68 weken ziekte. De bedrijfsarts moet bevestigen dat de werknemer niet meer kan werken. De werknemer mag slechts één keer een vervroegde aanvraag doen. Als hij een vervroegde IVA-uitkering ontvangt, moet de werkgever het loon gedurende 104 weken doorbetalen. De IVA-uitkering mag op het loon in mindering gebracht worden.

Theo vult aan: “Overigens krijgen we regelmatig vragen vanuit het MKB hoe het zit met zwangerschap en de verzuimverzekering. Maar een zwangerschap valt niet onder de dekking van de verzuimverzekering. Ook hier neemt het UWV de kosten op zich.”

Met elkaar aan de slag
De hoge werkdruk in veel branches zien Susan en Theo ook terug in hun dagelijkse praktijk. Zorgwekkend vinden ze beiden. Theo: “Des te belangrijker is het om altijd goed te onderzoeken wat daadwerkelijk de oorzaak van uitval of verzuim is. Door een arbodienst in te schakelen leg je sneller pijnpunten bloot en kan sneller een interventie plaatsvinden die heel gericht de problematiek aanpakt en oplost.”

Naast het personeelstekort en de hoge werkdruk heerst in onze huidige maatschappij het idee dat mensen steeds meer moeten. Het vraagt om het verdelen van je aandacht, zeker als je wat ouder bent: dan is er werk, mantelzorg, kinderen, zorgen op ander gebied.

“Wees als werkgever de ogen en oren van het bedrijf. Spreek zorgen uit en zoek samen met de werknemer, en zo nodig met een arbodienst, naar oplossingen. Nogmaals, een werknemer kan ziek zijn – het maakt hem niet altijd arbeidsongeschikt. Dat is de boodschap, en vandaaruit moeten alle partijen met elkaar in gesprek en aan de slag”, besluit Susan.